海外医科大学事務局は、個人情報の重要性を認識し、その保護の徹底をはかるため個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令・ガイドライン等を尊守し、個人情報を適性に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
また、個人情報の取り扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、個人情報の取り扱い及び安全管理に係る適切な措置を、維持、改善してまいります。

１．個人情報の取得

当事務局は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

２．個人情報の利用目的

当事務局が収集した個人情報は、利用目的の範囲内のみとし、その目的を超えた利用はいたしません。当事務局における個人情報の主な利用目的には次のようなものがあります。

１．海外の医学部関連資料の発送

２．海外の医学部情報案内

３．医学部進学相談会・個別相談の予約、案内

４．医学部進学支援業務

５．その他、お問い合わせへの対応

また、大学への出願手続きおよびビザ申請、奨学金の申請などにあたって、パスポート情報や成績表、健康診断書、財政証明書などの提出をお願いすることがあります。

３．個人情報の第三者への提供

ご提供いただいた個人情報は、次の場合を除き、事前にご本人の同意なく第三者に提供（開示）することはありません。ただし、進学支援や、それに伴う様々なサポートを行うにあたり、ご提供いただいた氏名、年齢、生年月日、住所、電子メールアドレス、電話番号、勤務先または身分証明書等の個人情報を、あらかじめ当事務局との間で秘密保持契約を結んでいる企業（航空会社、旅行代理店、保険会社などの業務委託先）などに開示する場合があります。

１．ご本人の同意がある場合

２．法令に基づく場合

３．人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

４．公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

５．国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

４．個人情報の管理・保護について

当事務局では、個人情報の漏えい、減失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・再申請を確保するための適正な措置を講じています。